Plánování

Plán je ve skutečnosti základním dokumentem, který nastiňuje naše odpovědnosti a metody jejich dokončení. Plán obsahuje všechny důležité podrobnosti o projektu, včetně cílů, výstupů, fází projektu, zdrojů financování atd.  

Jedná se o postup, který dále zpřesňuje zadaný cíl projektu do dílčích položek, určuje jak časovou osu projektu a rozpočet, tak různé fáze implementace projektu. Co by v plánu nemělo chybět, je uvedeno v následující tabulce:  

 

Stručný záměr projektu 

Přehledné shrnutí klíčových vlastností projektu, včetně jeho cílů a popisu toho, jak by tyto cíle měly být naplněny (výstupy). Takové shrnutí se může hodit, pokud byste chtěli někomu projekt stručně představit. 
Cílové skupiny 

Komu projekt pomůže. Ve školách mohou být cílovými skupinami učitelé, žáci, vedení školy, ale třeba také zřizovatel. 
Přínosy 

Popis toho, čím projekt konkrétně pomůže jednotlivým cílovým skupinám. 
Cíl 

Cíl projektu je žádoucí stav, ke kterému chceme prostřednictvím projektu dojít. Doporučujeme využít metodu SMART.  
Výstupy projektu 

Jednotlivé „produkty“ nebo činnosti, které projekt přinese. Pokud projekt naplní všechny výstupy v požadované kvalitě a termínu, bude s velkou pravděpodobností naplněn i cíl projektu.  
Potřebné zdroje 

Soupis zdrojů, které budou potřeba pro realizaci projektu. Mohou to být finance, ale také lidské zdroje, vybavení a dokonce i čas. 
Vstupní předpoklady 

Zásadní okolnosti a předpoklady, které musí být naplněny před začátkem projektu. 
Interní a externí závislosti 

Úspěšnost projektu může záviset i na faktorech, které stojí mimo projekt, přesto jej významně ovlivňují. Může to být například metodiky, kterou má vydat ministerstvo. 
Etapy realizační fáze projektu 

Pro plánování i pro řízení projektu je důležité rozdělit realizační fázi projektu na etapy. Etapy realizace často přímo souvisí s pracemi na jednotlivých výstupech a měly by mít jasně definované cíle, úkoly a časový rámec. 
Organizace a řízení projektu 

Seznam (struktura) všech hlavních projektových rolí, rozvedení jejich odpovědností. Hlavní principy a nástroje řízení projektu, včetně způsobů monitorování projektu a komunikace mezi aktéry. 
Řízení a kontrola kvality 

Popis procesů, které zajistí, že výstupy projektu naplní předem stanovená kritéria. 
Řízení problémů a rizik 

Identifikace rizik, která mohou projekt ovlivnit, stanovení pravděpodobnosti výskytu rizik a možného dopadu na projekt a také postupů, které pomohou minimalizovat dopad rizik na projekt. 

 

Součástí plánu projektu je rozpočet.

Jedná se o komplexní přípravný proces. Plánování rozpočtu ke důležité pro každou položku/oblast. V rozpočtu jsou tedy vždy uvedeny celkové náklady, dále jednotlivé rozložení financí a časový harmonogram čerpání. Při plánování rozpočtu je vhodné, aby bylo zapojeno více lidí, kteří dokáží posoudit, jaké budou přímé náklady (např. cena technologie), nepřímé (např. platy) a ostatní (rezervy).  

Při přípravě rozpočtu projektu je důležité dát pozor na několik klíčových aspektů, aby byl rozpočet realistický, dostačující a v souladu s cíli projektu.  

Rozpočet by měl být co nejdetailnější a měl by zahrnovat všechny očekávané náklady, včetně přímých i nepřímých nákladů. Náklady by měly být odhadnuty realisticky, s dostatečnou rezervou pro neočekávané výdaje a potenciální rizika. Ujistěte se, že rozpočet odpovídá stanoveným cílům projektu a že všechny plánované aktivity jsou financovány.