Fáze projektu
| Stránky: | Moodle - Národní pedagogický institut České republiky |
| Kurz: | M13 Příprava školních projektů v rámci ČR a EU (Ústí nad Labem 2023) |
| Kniha: | Fáze projektu |
| Vytiskl(a): | Nepřihlášený host |
| Datum: | čtvrtek, 19. září 2024, 18.49 |
Fáze projektu
Životní cyklus projektu má obvykle tyto fáze:
- Příprava
Stanovení základních parametrů projektu, které ovlivní všechny následující aktivity, např. cílů a přínosů projektu, rozsahu projektu, parametrů projektového týmu apod. - Plánování
Vytvoření detailního plánu zahrnujícího všechny aktivity, úkoly a milníky potřebné k dosažení cílů projektu. Specifikace výstupů, rozpočtu, procesů potřebných pro řízení projektu, kritérií kvality výstupů, řízení rizik apod. - Realizace projektu
Hlavní (nejdelší) fáze projektu, kdy probíhá hlavní část aktivit. - Ukončení projektu
Závěrečná fáze, vyhodnocení výstupů projektu, naplnění cílů apod.
Příprava
Ještě před tím, než začneme plánovat detaily projektu, je důležité projít přípravou, která zhodnotí konkrétní příležitosti a zvažuje strategické potřeby organizace, z kterých se následně odvozují konkrétní cíle projektu. V přípravné fázi definujeme základní parametry, cíle a plány, které ovlivní všechny následující aktivity.
V počátku se přípravný tým zamýšlí nad projektovým záměrem.
Důležité je zvážit:
- Co je cílem projektu. Sladit se na potřebách a očekáváních.
- Jaký bude rozsah projektu, co projekt zahrnuje a co nezahrnuje, abychom předešli postupnému nárůstu rozsahu.
- Jaké jsou cílové skupiny projektu a jaké přínosy projekt cílovým skupinám přinese.
- Jaké budou výstupy projektu, tj. co konkrétně po projektu zůstane.
- Specifikace prostředí, do kterého má být projekt zakomponován.
- Zda existují vstupy, na které projekt naváže.
- Které faktory v prostředí organizace mohou projekt ovlivnit.
- … apod.
Stanovení cílů
Již v počátku je důležité se též stanovit cíle. Stanovení cíle projektu je klíčovým krokem v procesu plánování a má zásadní význam pro úspěšné provedení projektu. Dobře definovaný cíl poskytuje jasný směr a umožňuje efektivní měření pokroku a výsledků. K cíli projektu se také vracíme vždy, kdy váháme, zda do projektu přidat aktivitu.
Cíle můžete stanovit podle techniky SMART:
- S (Specific) – cíle mají být specifické a konkrétní,
- M (Measurable) – mají být opatřeny měřitelnými parametry, podle nichž lze rozpoznat, zda bylo cíle dosaženo,
- A (Achievable) – cíle mají být dosažitelné,
- R (Relevant) – cíle mají odpovídat záměrům projektu
- T (Time – bound) - cíle mají být časově ohraničené.
Cíl projektu by měl být byl v souladu se strategií školy.
Cíl může být podle potřeby revidován, aby odrážel změny v potřebách nebo podmínkách projektu.
Plánování
Plán je ve skutečnosti základním dokumentem, který nastiňuje naše odpovědnosti a metody jejich dokončení. Plán obsahuje všechny důležité podrobnosti o projektu, včetně cílů, výstupů, fází projektu, zdrojů financování atd.
Jedná se o postup, který dále zpřesňuje zadaný cíl projektu do dílčích položek, určuje jak časovou osu projektu a rozpočet, tak různé fáze implementace projektu. Co by v plánu nemělo chybět, je uvedeno v následující tabulce:
Stručný záměr projektu |
Přehledné shrnutí klíčových vlastností projektu, včetně jeho cílů a popisu toho, jak by tyto cíle měly být naplněny (výstupy). Takové shrnutí se může hodit, pokud byste chtěli někomu projekt stručně představit. |
Cílové skupiny |
Komu projekt pomůže. Ve školách mohou být cílovými skupinami učitelé, žáci, vedení školy, ale třeba také zřizovatel. |
Přínosy |
Popis toho, čím projekt konkrétně pomůže jednotlivým cílovým skupinám. |
Cíl |
Cíl projektu je žádoucí stav, ke kterému chceme prostřednictvím projektu dojít. Doporučujeme využít metodu SMART. |
Výstupy projektu |
Jednotlivé „produkty“ nebo činnosti, které projekt přinese. Pokud projekt naplní všechny výstupy v požadované kvalitě a termínu, bude s velkou pravděpodobností naplněn i cíl projektu. |
Potřebné zdroje |
Soupis zdrojů, které budou potřeba pro realizaci projektu. Mohou to být finance, ale také lidské zdroje, vybavení a dokonce i čas. |
Vstupní předpoklady |
Zásadní okolnosti a předpoklady, které musí být naplněny před začátkem projektu. |
Interní a externí závislosti |
Úspěšnost projektu může záviset i na faktorech, které stojí mimo projekt, přesto jej významně ovlivňují. Může to být například metodiky, kterou má vydat ministerstvo. |
Etapy realizační fáze projektu |
Pro plánování i pro řízení projektu je důležité rozdělit realizační fázi projektu na etapy. Etapy realizace často přímo souvisí s pracemi na jednotlivých výstupech a měly by mít jasně definované cíle, úkoly a časový rámec. |
Organizace a řízení projektu |
Seznam (struktura) všech hlavních projektových rolí, rozvedení jejich odpovědností. Hlavní principy a nástroje řízení projektu, včetně způsobů monitorování projektu a komunikace mezi aktéry. |
Řízení a kontrola kvality |
Popis procesů, které zajistí, že výstupy projektu naplní předem stanovená kritéria. |
Řízení problémů a rizik |
Identifikace rizik, která mohou projekt ovlivnit, stanovení pravděpodobnosti výskytu rizik a možného dopadu na projekt a také postupů, které pomohou minimalizovat dopad rizik na projekt. |
Součástí plánu projektu je rozpočet.
Jedná se o komplexní přípravný proces. Plánování rozpočtu ke důležité pro každou položku/oblast. V rozpočtu jsou tedy vždy uvedeny celkové náklady, dále jednotlivé rozložení financí a časový harmonogram čerpání. Při plánování rozpočtu je vhodné, aby bylo zapojeno více lidí, kteří dokáží posoudit, jaké budou přímé náklady (např. cena technologie), nepřímé (např. platy) a ostatní (rezervy).
Při přípravě rozpočtu projektu je důležité dát pozor na několik klíčových aspektů, aby byl rozpočet realistický, dostačující a v souladu s cíli projektu.
Rozpočet by měl být co nejdetailnější a měl by zahrnovat všechny očekávané náklady, včetně přímých i nepřímých nákladů. Náklady by měly být odhadnuty realisticky, s dostatečnou rezervou pro neočekávané výdaje a potenciální rizika. Ujistěte se, že rozpočet odpovídá stanoveným cílům projektu a že všechny plánované aktivity jsou financovány.
Realizace
Ve chvíli, kdy je projekt schválený, začíná realizace, tedy praktické provádění kroků v projektu uvedených a dokumentování tohoto procesu. Pro dobrou realizaci je důležité, aby každý člen týmu věděl, jaký je jeho úkol, a vzájemně spolu všichni komunikovali.
Uzavření
Projekt můžeme považovat za uzavřený, když skončily všechny činnosti, byla provedena administrativa a byl naplněn cíl.