GTD

2. Fáze

Celá metoda pracuje s pěti fázemi:

1. Sesbírej – sesbírání všech záležitostí do externí schránky. Schránkou může být váš e-mail, papíry v přihrádce, chytrý telefon a vhodná aplikace či cokoliv, co vám vyhovuje. Není vhodné mít schránek velký počet, v menším počtu se budete lépe orientovat. Důležité je, abyste měli v každé situaci nějakou schránku, kam budete moci zaznamenat další úkol. Pokud si tedy vytvoříte schránku z nějaké online aplikace, musíte počítat s tím, že ne všude se dostanete na internet a bude potřeba mít i papír a tužku k zaznamenávání. 
    
2. Zpracuj – zvážení realizovatelnosti činnosti. Co nemůžete zrealizovat, to ze seznamu zahoďte a nezabývejte se tím, nebo je zařaďte do seznamu „někdy možná…“. Realizovatelné činnosti buď udělejte ihned, odložte na později nebo někomu delegujte. Allen vytvořil tzv. pravidlo dvou minut, což znamená, že pokud můžete činnost udělat do dvou minut, udělejte ji a neodkládejte ji. U jiných činností zjistěte, kolik kroků je k dokončení potřeba udělat. Pokud je to více než jeden krok, vytvořte si z úkolu projekt.  
   
   
3. Zorganizuj – rozhodnutí, kdy bude činnosti realizována nebo delegována. Allen pro tuto činnost vytvořil pět položek, pomocí kterých řídíte další činnost. Jedná se o tyto položky: 
   
   
   • „další kroky“ – rozhodnutí o dalším kroku vede k fyzické, viditelné činnosti. Hlídat musíte všechny kroky, které je nutné splnit v určitém čase.  
   • „čekám na“ – v této položce si vedete seznam činností, které jste delegovali na někoho jiného.  
   • „projekt“ – na tomto seznamu budou činnosti, které vyžadují více než jeden krok. Může se tak jednat i o zdánlivě drobné záležitosti. Projekt (např. napsat knihu) nikdy neprovádíte/neplníte, ale vykonáváte jen jednotlivé „další kroky“, které vedou k postupnému plnění projektu.  
   • „kalendář“ – je potřeba si vytvořit diář (fyzicky či online) a do něj zapisovat úkoly podle toho, na jaký čas jsou vázané a jak rychle je třeba je zvládnout. Do diáře zapište: 
   • kroky vázané na určitý čas (schůzky…), 
   • kroky na daný den (nevázané na přesný čas), 
   • informace pro daný den. 
   • „někdy“ – sem patří položky, které jste určili jako nerealizovatelné, ale nezahodili je. Tyto úlohy buď potřebují čas k dozrání, nebo se jedná o činnosti, na které nechcete zapomenout, ale nechcete je nyní řešit (např. proletět se balonem). 
      
4. Zhodnoť – hodnocení v několika časových horizontech. V průběhu činností hodnotíte, zda vykonáváte právě ten krok, který je potřeba. Také je důležité vracet se ke svému diáři. Nejefektivnější je také zvyknout si na týdenní hodnocení a provést revizi celého vašeho GTD systému. Činnosti si aktualizujte, ujasňujte a doplňujte.  
   
   
5. Udělej – začátek činnosti. Při rozhodování o tom, co budete dělat v danou chvíli, se můžete podle těchto kritérií: 
   
   
   • Kontext – můžete činnosti dělat kdekoliv nebo je vázaná na určité místo? 
   • Dostupný čas – mám 5 minut nebo 50 minut do začátku činnosti vázané na čas? 
   • Dostupná energie – kolik energie máte? Máte spíše fyzickou energie nebo duševní sílu? 
   • Priorita – která činnost se vám s daným kontextem, časem a energií nejlépe zúročí?