Fáze projektu
Plánování
Plán je ve skutečnosti základním dokumentem, který nastiňuje naše odpovědnosti a metody jejich dokončení. Plán obsahuje všechny důležité podrobnosti o projektu, včetně cílů, výstupů, fází projektu, zdrojů financování atd.
Jedná se o postup, který dále zpřesňuje zadaný cíl projektu do dílčích položek, určuje jak časovou osu projektu a rozpočet, tak různé fáze implementace projektu. Co by v plánu nemělo chybět, je uvedeno v následující tabulce:
Stručný záměr projektu |
Přehledné shrnutí klíčových vlastností projektu, včetně jeho cílů a popisu toho, jak by tyto cíle měly být naplněny (výstupy). Takové shrnutí se může hodit, pokud byste chtěli někomu projekt stručně představit. |
Cílové skupiny |
Komu projekt pomůže. Ve školách mohou být cílovými skupinami učitelé, žáci, vedení školy, ale třeba také zřizovatel. |
Přínosy |
Popis toho, čím projekt konkrétně pomůže jednotlivým cílovým skupinám. |
Cíl |
Cíl projektu je žádoucí stav, ke kterému chceme prostřednictvím projektu dojít. Doporučujeme využít metodu SMART. |
Výstupy projektu |
Jednotlivé „produkty“ nebo činnosti, které projekt přinese. Pokud projekt naplní všechny výstupy v požadované kvalitě a termínu, bude s velkou pravděpodobností naplněn i cíl projektu. |
Potřebné zdroje |
Soupis zdrojů, které budou potřeba pro realizaci projektu. Mohou to být finance, ale také lidské zdroje, vybavení a dokonce i čas. |
Vstupní předpoklady |
Zásadní okolnosti a předpoklady, které musí být naplněny před začátkem projektu. |
Interní a externí závislosti |
Úspěšnost projektu může záviset i na faktorech, které stojí mimo projekt, přesto jej významně ovlivňují. Může to být například metodiky, kterou má vydat ministerstvo. |
Etapy realizační fáze projektu |
Pro plánování i pro řízení projektu je důležité rozdělit realizační fázi projektu na etapy. Etapy realizace často přímo souvisí s pracemi na jednotlivých výstupech a měly by mít jasně definované cíle, úkoly a časový rámec. |
Organizace a řízení projektu |
Seznam (struktura) všech hlavních projektových rolí, rozvedení jejich odpovědností. Hlavní principy a nástroje řízení projektu, včetně způsobů monitorování projektu a komunikace mezi aktéry. |
Řízení a kontrola kvality |
Popis procesů, které zajistí, že výstupy projektu naplní předem stanovená kritéria. |
Řízení problémů a rizik |
Identifikace rizik, která mohou projekt ovlivnit, stanovení pravděpodobnosti výskytu rizik a možného dopadu na projekt a také postupů, které pomohou minimalizovat dopad rizik na projekt. |
Součástí plánu projektu je rozpočet.
Jedná se o komplexní přípravný proces. Plánování rozpočtu ke důležité pro každou položku/oblast. V rozpočtu jsou tedy vždy uvedeny celkové náklady, dále jednotlivé rozložení financí a časový harmonogram čerpání. Při plánování rozpočtu je vhodné, aby bylo zapojeno více lidí, kteří dokáží posoudit, jaké budou přímé náklady (např. cena technologie), nepřímé (např. platy) a ostatní (rezervy).
Při přípravě rozpočtu projektu je důležité dát pozor na několik klíčových aspektů, aby byl rozpočet realistický, dostačující a v souladu s cíli projektu.
Rozpočet by měl být co nejdetailnější a měl by zahrnovat všechny očekávané náklady, včetně přímých i nepřímých nákladů. Náklady by měly být odhadnuty realisticky, s dostatečnou rezervou pro neočekávané výdaje a potenciální rizika. Ujistěte se, že rozpočet odpovídá stanoveným cílům projektu a že všechny plánované aktivity jsou financovány.